Organizzazione del lavoro in ufficio e home office

e Sabine Schrör, giornalista medico Aggiornato il

Dott. Andrea Bannert è in dal 2013. Il dottore in biologia e editore di medicina ha inizialmente svolto ricerche in microbiologia ed è l'esperto del team sulle piccole cose: batteri, virus, molecole e geni. Lavora anche come freelance per Bayerischer Rundfunk e varie riviste scientifiche e scrive romanzi fantasy e storie per bambini.

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Sabine Schrör è una scrittrice freelance per il team medico di Ha studiato economia aziendale e pubbliche relazioni a Colonia. In qualità di editor freelance, è a suo agio in un'ampia varietà di settori da oltre 15 anni. La salute è una delle sue materie preferite.

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Sia nell'ufficio di casa che in ufficio sul posto: una buona organizzazione del lavoro è essenziale per rendere la vita quotidiana in ufficio efficiente e il più possibile priva di stress. Ma come riesci a strutturare in modo sensato i tuoi compiti tra la marea di e-mail, squilli di telefono, riunioni e distrazioni private? Qui troverai le risposte a questa domanda e scopri quali suggerimenti e strumenti semplificheranno il tuo lavoro quotidiano in ufficio.

Organizzazione del lavoro: meno stress, più efficienza

Probabilmente hai familiarità con questa situazione: sei seduto alla tua scrivania e ti sei completamente assorbito in un compito importante. Improvvisamente un collega si trova sulla porta e le parla. O il tuo telefono squilla: il tuo capo è in linea. Oppure la tua casella di posta riporta un nuovo messaggio. Sei già strappato al lavoro concentrato e devi riconsiderare le tue priorità.

Nell'home office ci sono molte altre fonti di distrazione. I bambini chiedono aiuto per i compiti, la lavastoviglie deve essere svuotata, il pranzo non si cucina da solo e, e, e.

Gli esempi mostrano: le distrazioni e lo stress fanno parte del lavoro quotidiano, soprattutto nell'home office. Con un'organizzazione del lavoro sensata, tuttavia, si può fare molto affinché lo stress non sfugga di mano e si possa svolgere il proprio lavoro con calma ed efficienza.

stabilire le priorità

Come può essere strutturato bene il lavoro in ufficio o in home office? Impostando le priorità. Ordina le attività imminenti in base all'importanza e all'urgenza. Ad esempio da A a D:

I compiti sono importanti e urgenti, cioè time-critical
I compiti B sono importanti, ma non urgenti
Le attività C sono meno importanti, ma urgenti
I compiti D sono meno importanti e non urgenti

Ora determina quali compiti farai da solo e quali delegherai se necessario. Quindi metti i tuoi compiti in ordine cronologico e lavorali di conseguenza.

Gestione del tempo

Il tempo è un bene prezioso. Più efficientemente utilizzi il tuo tempo di lavoro, più spazio avrai per altre cose. Inoltre, riduci il tuo stress personale se non devi affrettarti per andare avanti con il tuo lavoro, ma lavori sulla base di un programma ben ponderato. La cosa migliore da fare è dare un'occhiata alle tue solite attività e annotare quanto tempo hai bisogno per quale attività. Questa panoramica è una buona base per una pianificazione giornaliera e settimanale strutturata.

Pianificazione giornaliera e settimanale

Vale la pena creare piani giornalieri e settimanali in base al tuo elenco di priorità e all'analisi delle tue attività/tempo. Queste panoramiche danno alla tua giornata lavorativa una struttura chiara e ti danno la sicurezza di non dimenticare nulla e di utilizzare il tuo tempo di lavoro in modo efficiente:

Nella pianificazione giornaliera si determinano le ore del giorno in cui si desidera completare determinate attività. Preferisci forse telefonare al pomeriggio piuttosto che al mattino? Oppure, come dimostra l'esperienza, sei più concentrato nelle prime ore del mattino? Se possibile, tieni conto di questo nella tua pianificazione.Raggruppa attività simili in gruppi di attività e assegna loro fasce orarie specifiche. Pianifica anche le tue pause con fermezza e presta attenzione ai buffer di tempo che ti danno spazio per compiti imprevisti.
Il programma settimanale offre una panoramica di tutte le attività in scadenza durante la settimana. È meglio crearlo ogni venerdì per l'intera settimana successiva. Assicurati di includere anche qui i buffer di tempo! Come regola generale: pianificare un massimo dell'80 percento dell'orario di lavoro disponibile. Il restante 20% è disponibile per lavori ad hoc.

Ulteriori suggerimenti per l'home office

Chi lavora da casa affronta regolarmente ulteriori sfide in termini di organizzazione del lavoro. A causa della mancanza di separazione spaziale tra lavoro e vita privata, un grosso ostacolo è quello di separarsi rigorosamente dalla vita privata durante il lavoro. Se questo non riesce, c'è un alto rischio di impantanarsi e perdere la concentrazione tra le esigenze professionali e quelle familiari. Perché ci sono molte più opportunità di distrazione in agguato a casa che nell'ufficio in loco: basta accendere la lavatrice, passare l'aspirapolvere brevemente o infine chiamare di nuovo la nonna: le tentazioni sono numerose. Soprattutto quando non sei solo in ufficio a casa, ma il tuo partner lavora anche a casa e i bambini fanno scuola a casa.

Tuttavia, ci sono alcuni suggerimenti e trucchi che ti aiuteranno a lavorare in modo mirato e strutturato nel tuo ufficio a casa.

Definire chiaramente e rispettare l'orario di lavoro

Determina esattamente a che ora lavori e quando fai delle pause per quanto tempo. Discuti il tuo programma con la famiglia e accetta di non essere disturbato durante l'orario di lavoro. Piccoli rituali possono aiutare. Ad esempio, fai in modo che il messaggio "Non disturbare" venga applicato quando la porta dello studio è chiusa.

Progetta il tuo posto di lavoro in modo professionale

Quando lavori da casa, è importante poter passare rapidamente dalla modalità privata alla modalità di lavoro. Una postazione di lavoro separata e arredata in modo professionale aiuta. Il tuo studio è ovviamente l'ideale. Ma anche se il tavolo della cucina è il tuo ufficio a casa, puoi usare alcuni trucchi per creare un'atmosfera di lavoro. Ad esempio, siediti sempre nello stesso posto e usa una sedia da ufficio. Gli utensili da ufficio come perforatori e scatole per penne creano un'atmosfera da ufficio. È anche utile non sedersi davanti al PC con indosso pantaloni della tuta o pigiama, ma vestirsi come se andasse in ufficio.

Crea rituali

Inizia la tua giornata lavorativa con un rituale personale e finiscila con un altro. In questo modo sarà più facile cambiare ruolo. Non ci sono limiti alla tua immaginazione. Prova ciò che funziona meglio per te.

Configura un secondo numero di telefono

Quando si separa la vita professionale da quella privata, aiuta anche un numero di telefono separato per le chiamate professionali. In questo modo, le chiamate private non ti distraggono dal tuo lavoro.

Sano equilibrio tra lavoro e vita privata

Al di là di un'oculata organizzazione del lavoro, una cosa è particolarmente importante per evitare o ridurre lo stress: un sano rapporto tra lavoro e tempo libero, parola chiave work-life balance. Se presti attenzione a questo e strutturi bene anche il tuo lavoro nell'home office e nell'ufficio in loco, offri un piccolo obiettivo allo stress malsano.

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